Gedolmetschte Town Hall Meetings sind eine Brücke zur Belegschaft

So lassen sich Mitarbeitende motivieren, überzeugen und „ins Boot holen“

Spätestens seit der Corona Pandemie sind Town Hall Meetings auch in deutschen Unternehmen angekommen. Als Dolmetscher:innen nehmen wir deutlich wahr, dass es dem Management immer wichtiger wird, die Belegschaft proaktiv kommunikativ mitzunehmen. Und weil auch deutsche Unternehmen immer internationaler werden, finden diese Mitarbeiterversammlungen, auch „All Hands Meetings“ genannt, zunehmend in Englisch statt.

Unternehmen, die dabei Dolmetscher:innen einsetzen, zeigen ihren Mitarbeitenden gegenüber nicht nur eine große Wertschätzung, sondern sorgen gleichzeitig dafür, dass das Gesagte auch wirklich verstanden wird.

Unsere Rolle bei diesen Veranstaltungen ist häufig komplexer, als auf den ersten Blick ersichtlich ist. Auf der einen Seite geht es natürlich darum, das Gesagte korrekt ins Deutsche zu übertragen, damit jede:r Mitarbeiter:in die Inhalte verstehen kann. Was aber fast noch wichtiger ist: die Stimmung und Intention des Gesagten rüberzubringen.

Denn nicht selten finden Town Hall Meetings statt, um Veränderungen im Unternehmen, neue Strategien oder neue Führungskräfte zu präsentieren. Hierbei ist es immens wichtig, die Belegschaft für die neuen Pläne zu begeistern. WIE also das Gesagte gedolmetscht wird, kann Auswirkungen auf die weitere Entwicklung des Unternehmens haben.

In den vergangenen Jahren haben wir Town Hall Meetings bei großen mittelständischen und börsennotierten Unternehmen als Dolmetscher:innen begleitet. Und wir gestehen hiermit öffentlich: Wir sind große Fans dieses Formats. In diesem Artikel wollen wir einmal unsere Erfahrungen mit diesen Belegschaftsversammlungen zusammentragen und Tipps geben, wie Unternehmen sie effektiv für ihre interne Kommunikation einsetzen können.

Was ist ein Town Hall Meeting?

Laut Wikipedia liegt der Ursprung von Town Hall Meetings in Bürgerversammlungen von Kleinstädten in den USA. Die Bewohner:innen kamen dazu im Rathaus (englisch Town Hall) zusammen. Übertragen auf Unternehmen spricht man von einem Town Hall Meeting, wenn die Geschäftsleitung eine Versammlung aller Mitarbeitenden eines Unternehmens, Unternehmensbereichs oder Standortes initiiert. Hierbei liegt übrigens der Unterschied zu Betriebsversammlungen – diese werden nämlich vom Betriebsrat einberufen.

Town Hall Meetings können regelmäßig stattfinden, z. B. als Monats- oder Quartalsmeeting oder als Jahres-Kick-Off. Sie werden außerdem nach Bedarf, z.B. bei der Kommunikation von Veränderungen, veranstaltet. Die Mitarbeiterversammlungen dauern in der Regel nicht länger als eine Stunde und beinhalten neben einer Ansprache des Managements meist auch einen Austausch zwischen Management und Belegschaft in Form einer Fragerunde.

Warum sind Town Hall Meetings eine gute Idee?

Town Hall Meetings sind ein wichtiges und wirklich tolles Instrument in der internen Kommunikation. Sie ermöglichen Führungskräften eine direkte und bidirektionale Kommunikation mit der Belegschaft, indem sie „an die Basis gehen“.

Insbesondere dann, wenn die CEOs persönlich vor Ort sind, demonstrierten sie damit eine große Wertschätzung für ihre Mitarbeitenden. Und sie ermutigen die Beschäftigten, das oberste Management direkt anzusprechen. Das gibt der Belegschaft das gute Gefühl, gehört und gesehen zu werden. Und: das Unternehmen kann ein Town Hall Meeting nutzen, um der Belegschaft den Puls zu fühlen.

Warum sollten Town Hall Meetings gedolmetscht werden?

Unternehmen sind zunehmend global aufgestellt. Damit werden auch die Führungsteams immer internationaler. Deren gemeinsame Sprache ist in der Regel Englisch. Wenn diese sich in einem Town Hall Meeting an die Belegschaft in Deutschland wenden, ist es je nach Branche, Unternehmen und Aufgabenbereich nicht immer möglich, mit allen Mitarbeitenden auf Englisch sicher zu kommunizieren.

Viele Beschäftigte haben zwar durchaus gute Englischkenntnisse. Je nach Position und Alter gibt es aber auch sehr viele Menschen, die Englisch nur rudimentär verstehen oder zumindest das Gefühl haben, Details und Feinheiten nicht mitzubekommen. Vor allem fühlen sich viele nicht in der Lage, Fragen oder Anliegen in englischer Sprache vorzubringen. Rein englische CEO-Podcasts, Newsletter oder Videobotschaften werden von den Mitarbeitenden sogar offen kritisiert und der Geschäftsführung als mangelnde Wertschätzung ausgelegt.

Um sicherzustellen, dass nicht Deutsch sprechende CEOs und Führungskräfte ihre Ziele erreichen und ihre Botschaften auch wirklich bei der gesamten deutschen Belegschaft ankommen, ist eine Verdolmetschung der Mitarbeiterversammlung unverzichtbar. Die Vorteile liegen auf der Hand: 

  • Man kann die gesamte Belegschaft mitnehmen.
  • Man kann den Mitarbeitenden Wertschätzung zeigen („Die haben extra Dolmetscher für uns engagiert“).
  • Strategien, Ziele oder Jahrespläne sind oft schwierige Inhalte. Sie sind besser in der eigenen Muttersprache verständlich.

Was uns unsere Dolmetscheinsätze bei Town Hall Meetings aber vor allem gelehrt haben: die Fakten spielen oft nur am Rand eine Rolle. Denn es geht – wie so oft im Leben – auch hier um Gefühle.

Als Dolmetscher:innen sind wir auch Profis darin, die Intention eines Redners gemeinsam mit dem Gesagten in eine andere Sprache zu übertragen. Unsere Erfahrung zeigt: Ob eine Führungskraft sympathisch wirkt, wie charismatisch eine Rednerin wahrgenommen wird und ob die Belegschaft eine Verbindung zum neuen CEO aufbauen kann, ist davon abhängig, wie die Person „rüberkommt“. Und wirklich authentisch sind die meisten Menschen – und seien sie noch so professionelle Redner – eben nur in ihrer Muttersprache.

Anlässe und Ziele für Town Hall Meetings

In unseren Dolmetscheinsätzen bei Belegschaftsversammlungen hören wir immer wieder folgende Themen:

  • allgemeines Business Update
  • Ankündigung von anstehenden Veränderungen (z. B. Neuausrichtung der Unternehmensstrategie)
  • Präsentation von Erfolgsstorys (z. B. neue Projekte und Produkte oder erreichte Ziele)
  • Informationen über wirtschaftliche Schwierigkeiten, Arbeitsplatzabbau oder Kostensenkungsprogramme
  • Vorstellung neuer Führungskräfte

Die Unternehmen verfolgen damit in der Regel eines oder mehrerer dieser Ziele:

  • Diskussionen anregen und Einblicke geben
  • Partizipation und Einbindung der Belegschaft
  • der Belegschaft Rede und Antwort stehen
  • ungefiltertes Feedback für das Management
  • Teamgeist stärken
  • gemeinsames Verständnis für die Ziele und die Unternehmenskultur entwickeln
  • Gerüchteküche stoppen, Missverständnisse vermeiden oder Falschinformationen Einhalt gebieten
  • Mitarbeitende wertschätzen, überzeugen und „ins Boot holen“
  • Belegschaft auf neue Ziele und Strategien einschwören
  • Motivation und Engagement der Beschäftigten steigern

Wie können Town Hall Meetings stattfinden?

Wie jede Veranstaltung können auch Mitarbeiterversammlungen in verschiedenen Formaten durchgeführt werden:

  • Online, als virtueller Livestream oder Videokonferenz
  • Hybrid als Präsenzversammlung an einem Standort, der Mitarbeiter:innen an anderen Standorten per Videokonferenz folgen können
  • Als Präsenzveranstaltung

Welches Format das geeignete für die Belegschaftsversammlung ist, hängt von der Struktur des Unternehmens und auch den zu vermittelnden Botschaften ab. Hat ein Unternehmen beispielsweise viele Standorte, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und viele Mitarbeitende im Homeoffice, bietet sich ein sicherlich ein Online-Format an.

Viele Führungskräfte entscheiden sich in Zeiten „digitaler Überschwemmung“ aber ganz bewusst für etwas aufwändigere persönliche Liveauftritte. Der Grund hierfür ist offensichtlich: Sie werden dadurch authentischer und nahbarer wahrgenommen und die Belegschaft fühlt sich deutlich mehr wertgeschätzt als z. B. bei einer Videoansprache via Zoom-Meeting.

Je nach Format kommen dabei unterschiedliche Dolmetscharten und Dolmetschtechnik zum Einsatz.

Werden Mitarbeiterversammlungen konsekutiv oder simultan gedolmetscht?

Welche Form der Verdolmetschung geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab, u. a. von:

  • der Sprache(n) der Redner:innen
  • der Sprache(n) der Mitarbeitenden
  • der Anzahl der Teilnehmenden
  • der Größe der gesamten Belegschaft
  • der Länge der Redebeiträge
  • der Örtlichkeit bzw. den Räumlichkeiten
  • dem Format (online, hybrid oder Präsenz)

Eine simultane Verdolmetschung eignet sich z. B. , wenn:

  • das gesamte Town Hall Meeting in englischer Sprache konzipiert ist
  • eine dynamische Interaktion gewünscht ist
  • die Anzahl der Teilnehmenden bzw. derjenigen, die eine Verdolmetschung benötigen, „überschaubar“ ist (nicht in die Tausenden geht)
  • möglichst viel in kurzer Zeit vermittelt werden soll
  • das Town Hall Meeting virtuell stattfindet. Die Verdolmetschung wird dann direkt in die Videokonferenz eingespeist oder als Audiostreams in unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung gestellt.

Eine konsekutive Verdolmetschung ist hingegen sinnvoll, wenn z. B.:

  • ein Town Hall Meeting live in Präsenz stattfindet
  • nur eine 15-minütige Rede in englischer Sprache gehalten wird und der Rest in Deutsch
  • mehrere tausend Mitarbeitende teilnehmen, die nicht alle Kopfhörer für eine simultane Verdolmetschung erhalten können
  • aus räumlichen Gründen – z. B. im Freien – keine Dolmetschkabine aufgestellt werden kann.

Auch Mischformen sind möglich, z. B. wenn:

  • eine 15-minütige Rede in englischer Sprache für mehrere hundert oder tausend Mitarbeitende konsekutiv gedolmetscht wird
  • die ansonsten deutschen Beiträge des deutschen Managements für ein teilnehmendes englischsprachiges Vorstandsgremium zusätzlich simultan gedolmetscht werden

Um zu entscheiden, welche Art der Verdolmetschung optimal ist, ist eine gute Beratung notwendig.

Unser Fazit: Verdolmetschung von Town Hall Meetings schafft eine gute Basis

Unsere Erfahrung zeigt: Eine Verdolmetschung von Town Hall Meetings ermöglicht CEOs und Führungskräften bestmöglich auf Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden einzugehen. Die Beschäftigten fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt – für Führungskräfte eine gute Basis, um ihre Ziele zu erreichen, die Belegschaft zu motivieren, zu überzeugen und „ins Boot zu holen“.

Referenzprojekt: Konsekutivdolmetschen bei einem Town Hall Meeting

Bei einer Mitarbeiterversammlung dolmetschen wir für den neuen CEO